Případová studie

The 17th World Congress of Anaesthesiologists

Client: The Czech Society of Anaesthesiology of Resuscitation and Intensive Care

Výzva

Když v roce 2012 Česká společnost anesteziologie, resuscitace a intenzivní medicíny společně s firmou GUARANT International uspěla v kandidatuře na pořádání kongresu WCA 2020, čekala nás první výzva – najít v Praze vhodný prostor, který bude schopen pojmout až 8000 účastníků, vystavujících firem a doprovodného programu. U většiny objektů, které přicházely do úvahy, byla problém nedostatečná kapacita. Nejdříve byl jako kongresový prostor zvolen veletržní areál PVA EXPO Letňany. Jakmile se však rozhodlo o stavbě O2 Universa, bylo rozhodnuto i o přesunu kongresu do tohoto nově postaveného prostoru. O kongresu ve spojení s otevřením O2 Universa si můžete přečíst v tomto článku.

V roce 2020 bylo rozhodnuto z důvodu pandemie o přeložení kongresu na rok 2021. Pandemie však stále neustupovala a tak vědecká komise rozhodla o hybridní formě, která se poté finálně změnila na zcela virtuální.

Tento přesun do pouze virtuální podoby s sebou přinesl největší výzvu. Jak poskytnout účastníkům ten nejlepší virtuální zážitek?

Řešení

Řešení této otázky se nabídlo v podobě kongresové platformy gCon, která svou funkčností předčila ostatní poptávané platformy a řešení. Platforma byla předělána do specifických potřeb klientů a byla vystavena zátěžovému testu.

Vše bylo propojeno s dalšími prvky, aby byla zajištěna největší možnost interaktivity a zapojení. Jako první se platforma propojila s programem Spatial Chat. Tento program jste již možná viděli. Jedná se o program zajišťující interaktivitu a možnost se setkat a popovídat si. Vše probíhá v místnostech, které se dají předem nastavit a graficky upravit podle potřeby. Účastník se připojí a stane se s něj malé kolečko, kterým se může po místnostech pohybovat. Jakmile se k němu přiblíží, slyší tohoto člověka hlasitěji. Dají se zde také udělat různé jak zábavné, tak seznamovací hry.

Druhý program byla foto budka. Lidé se mohli vyfotit s různými rámečky, přidat do fotky samolepky nebo udělat pohyblivou fotku tzv. gif. Všechny fotky, které se vyfotily, šly automaticky do soutěže, mosaiky a galerie. Ve foto soutěži lidé mohli oblíbeným fotkám přidávat likes. Mosaika se skládala ze všech vyfocených fotek a můžete ji najít níže.

Výhodou při přesunu do virtuální podoby byla kongresová dostupnost. Najednou zde nebyl problém vzdálenosti, letenky, ubytování, peněz, víza atd. Všechny tyto starosti odpadly a stačil pouze počítač s připojením k internetu. Tím pádem se stal kongres dostupnější než kdy dřív.

I když kongresovým jazykem byla angličtina, bylo odsouhlaseno také přidání anglických titulek do každé přednášky a v kongresovém záznamu si účastníci mohou zvolit jak anglické titulky, tak také španělské a francouzské.

Aby byly do každé přednášky přidány anglické titulky, byla nutnost řečníky požádat o před nahrání své prezentace. Prezentace se pak zpracovala do požadovaného formátu, bylo přidáno pozadí a již zmíněné titulky. Před nahrání prezentací také zajistilo jistotu, pokud by měl řečník jakékoliv technické potíže s připojením. Řečníci, kteří chtěli, se poté do sekce přihlásili živě a diskutovali na dané téma.

V rámci kongresu probíhaly také workshopy, PBLDs a Industry sekce. Všechny tyto lekce měly na starost vybraní odborníci, kteří připojeným účastníkům prostřednictvím platformy Zoom předávali své znalosti.

Ojedinělou událostí byl pokus o světový rekord v CPR, který se konal předposlední den kongresu. Jediné, co účastníci potřebovali, byl polštář, speciální aplikace do mobilního telefonu a připojení na Zoom.

Výsledek

Kongres proběhl úspěšně. Technické zázemí akce bylo v O2 Universu, kde byli přítomní všichni z organizačního týmu a všichni technici, kteří se starali o hladkých průběh v sálech.

Světový rekord se předposlední den podařilo s 950 + účastníky ze 104 zemí světa zlomit.

“Wow, we did it! Despite all the challenges, I think we’ve pulled off an amazing World Congress. Many thanks for the huge amount of work you have done.”
Dr. Wayne Morriss, President Elect, WFSA

Čísla

1
Účastníků
1
Řečníků
1
Posterových prezentací
1
Stipendií pro vybrané účastníky