Čísla
Účastníků
1
Prezentací ve virtuální knihovně
1
Řečníků
1
Workshopů
1
Konference WONCA Europe je každoročně největší konferencí zaměřenou na praktické a rodinné lékaře z Evropy. Letos se měla uskutečnit v německém Berlíně. Po jarní pandemii COVID -19 byla konference z červnového termínu přesunuta na 16. – 19. 12. 2020. Ovšem kvůli stávající situaci kolem pandemie COVID-19 a omezením vlád po celé Evropě bylo na podzim rozhodnuto o uspořádání virtuální konference.
Přes dosavadní zkušenosti s organizací virtuálních konferencí, byla pro nás tato konference velkou výzvou, a to především kvůli jejímu rozsahu. Na přípravu virtuální konference jsme měli dva měsíce, během nichž bylo nutné propojit jak klinické prostředí, tak soukromé praktické lékaře s platformou pro virtuální konferenci. Zadání bylo jednoznačné – 220 přednášejících v živých přenosech, 30 živých workshopů, posterové diskuse, obsáhlá virtuální knihovna, výstava, WONCA Village, zahájení i zakončení konference. Do posledního okamžiku nebylo jisté, jakou účast můžeme očekávat. Velký zájem z řad účastníků byl zejména o on-line workshopy.
Klientovi jsme navrhli řešení, kdy konference probíhala na platformě, která byla vytvořena v podstatě na míru. Platforma nabízí veškeré funkce potřebné pro uspořádání virtuální konference. Pro organizaci živých workshopů jsme se rozhodli využít platformu CISCO Webex, která poměrně velkou škálou funckionalit umožnila potřebnou interakci během živých workshopů.
Abychom získali zájem účastníků i přes přesun konference do virtuálního prostředí, využili jsme rozsáhlou marketingovou strategii prostřednictvím mailingové kampaně na týdenní bázi, informování na sociálních sítích a webových stránkách konference.
Snažili jsme se udržet konferenci tak, jako by se uskutečnila živě z Berlína, a tak jsme připravili v plném rozsahu i zahajovací ceremoniál. Využili jsme k předtočení jeho části virtuální studio v Cubexu. Na pozadí pak byly postprodukčně nakličovány památky Berlína – Braniborská brána, kupole Reichstagu apod. Tím celý ceremoniál dostal větší autentičnost.
Virtuální konference probíhala čtyři dny, stejně jako kdyby se konala standardně. Kromě zahajovacího ceremoniálu i závěrečného ceremoniálu se během konference konala i on-line tisková konference s novináři z celé Evropy.
Program pro účastníky byl nabitý. V dopoledních hodinách druhý a třetí den probíhalo vždy 5 paralelních workshopů, celkem jich proběhlo 30 po oba dny. Všechny 4 dny si registrovaní účastníci mohli vybrat z 5 plenárních lekcí, 34 živých paralelních sekcí, využít možnosti chatu nebo navštívit virtuální výstavu s WONCA Village.
Konferenci zajišťoval obsáhlý tým složený z projektové manažerky, několika technických koordinátorů, koordinátora programové části, koordinátora výstavy, registračních koordinátorek a mnoha dalších osob zajišťující další dílčí služby jako hot line, nutné byly i rezervy, pokud by některý člen týmu vypadl z důvodu nemoci či karantény.
Na virtuální konferenci WONCA Europe 2020 /DEGAM Annual Congress bylo registrováno 1 560 účastníků z 67 zemí. Nejvíce zastoupené země byly Německo, Portugalsko, Nizozemsko, Španělsko a Spojené království.
Všem registrovaným účastníkům byla po skončení konference k dispozici virtuální knihovna, která obsahovala 783 prezentací, stejně tak jako záznam celé čtyřdenní konference.
Součástí kongresu byla i virtuální výstava, která byla na této akci poměrně velká. Zúčastnilo se jí celkem 16 vystavovatelů se zajímavým řešením svých virtuálních stánků.
„Váš tým byl nesmírně nápomocný, měl dobré nápady a byl vždy připraven se přizpůsobit situaci a splnit naše přání. Pracovali jste velmi tvrdě až do pozdních večerních hodin a také o víkendech. Díky tomu byl kongres velmi úspěšný.“ Prof. Dr. Erika Baum