Případová studie

8th EUGEO Congress on the Geography of Europe

Klient: Česká geografická společnost, z.s. ve spolupráci s Association of European Geographical Societies

Výzva

Association of European Geographical Societies každé dva roky pořádá kongres EUGEO, který pravidelně navštěvují geografové i studenti oboru geografie z celého světa.

Na jaře 2021, kdy se ukázalo, že kvůli přetrvávající pandemii COVID-19 nebude možné akci uspořádat pro všechny účastníky živě, tak jak to bylo původně plánováno, učinila asociace rozhodnutí akci zorganizovat v hybridní podobě.

Měli jsme měsíc od finálního rozhodnutí na plánování nové podoby akce. Cílem bylo přijít s formátem hybridní akce, kde by i virtuální prvky byly dynamické a interaktivní, jako při osobním setkání, a tedy všichni účastníci by si z kongresu odnášeli stejný pozitivní zážitek.

Řešení

Fyzická část kongresu se odehrála v prostorách Přírodovědecké fakulty Univerzity Karlovy za dodržování všech protiepidemických opatření. K virtuální části jsme využili platformu gCon, která splňovala všechny požadavky na kongres.

Příprava řečníků
Kromě účastníků se hybridní forma dotkla i řečníků. Zatímco polovina jich mohla do Prahy přijet, zbytek se kvůli omezením na kongres musel připojit virtuálně. Všem online řečníkům byl před zahájením kongresu k dispozici technik, který je s platformou seznámil a jejich prezentace předem nahrál nebo s nimi vyzkoušel živý přenos.

Aby bylo možné skloubit obě metody připojení řečníků, potřebovali jsme znatelně navýšit množství techniky. Řečníci v místě konání byli streamováni do online platformy a naopak ti, kteří se připojovali vzdáleně ze svých zemí, se promítali přes virtuální platformu účastníkům na velkých obrazovkách v místě konání akce. Toto řešení zajistilo, že celá akce se mohla uskutečnit živě.

Interakce a networking
I když se může zdát složité propojit dvě publika na míle daleko, se správnými nástroji tomu tak nemusí být. Platforma gCon má několik interaktivních funkcí, které nabídnou networking mezi fyzicky přítomnými a online účastníky. Na kongresu byla využita funkce Q&A a chatu.

Marketing
V rámci marketingu se přišlo s jednoduchým a rychlým řešením. Součástí marketingové strategie byly příspěvky na sociálních sítích, zejména Twitteru, rozesílka mailingu, umístění banneru a propagace na stránkách asociace EUGEO.

Výsledek

Akce se zúčastnilo 357 účastníků – 113 fyzicky a 244 virtuálně z 34 zemí. Největší zastoupení měli Italové, Češi, Francouzi a Maďaři.

Účastníci na akci vyzdvihli technickou dokonalost akce. Pro mnohé z nich se jednalo o první hybridní akci vůbec.

Podporu kongresu zajistilo Czech Convenction Bureau-CzechTourism.

Čísla

1
Účastníků připojených virtuálně
1
Účastníků živě v prostorách UK
1
Paralelních sekcí
1
Plenární keynote přednášky